รู้หรือไม่ Did you know?: รู้หรือไม่ Google Form สามารถรับไฟล์ได้สูงสุดถึงได้ 10 GB

สวัสดีครับ วันนี้ พี่ TechTalk ขอแนะนำ Google Form ผู้ช่วยมือโปรในการรับไฟล์จากฝั่งผู้รับแทนการส่งไฟล์ทาง e-mail นอกเหนือจากการประยุกต์ใช้สำหรับการทำแบบสอบถามออนไลน์ การลงทะเบียนออนไลน์ รวมถึงการกรอกข้อมูลทั่วไป  -- คุยเฟื่องเรื่องเทคโนโลยีกับ สถช.

หลายคนอาจจะยังไม่ทราบว่า Google Form มีความสามารถรับไฟล์จากฝั่งผู้รับได้ด้วยการตั้งค่าเพียงไม่กี่คลิก สามารถแทรกในการสร้างฟอร์มแบบปกติ ได้สูงสุดถึง 10 Gb (ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับพื้นที่จัดเก็บคงเหลือบน Drive ของผู้สร้างด้วย) ทั้งยังสร้าง Folder เฉพาะสำหรับจัดเก็บไฟล์เอกสารให้ผู้สร้างฟอร์มสามารถดาว์นโหลดได้ง่ายๆ บน Google Drive อีกด้วย

:: เกี่ยวกับ Google Form ::

Google Form เป็นส่วนหนึ่งในบริการของกลุ่ม Google Docs ที่ช่วยให้เราสร้างแบบสอบถามออนไลน์ หรือใช้สำหรับรวบรวมข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว โดยที่ไม่ต้องเสียค่าใช้จ่าย

ผู้ใช้งานหรือผู้ที่จะสร้างแบบฟอร์มจะต้องมีบัญชีของ Gmail หรือ Account ของ Google เสียก่อน จึงจะสามารถเข้าใช้งานสร้างแบบฟอร์มผ่าน Web Browser ได้เลยโดยที่ไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมใดๆ

Google Form สามารถนำไปปรับประยุกต์ใช้งานได้หลายรูปแบบอาทิ เช่น การทำแบบฟอร์มสำรวจความคิดเห็น การทำแบบฟอร์มสำรวจความพึงพอใจ การทำแบบฟอร์มลงทะเบียน และการลงคะแนนเสียง เป็นต้น

นอกจากนั้นยังสามารถรับไฟล์สูงสุดจำนวน 10 ไฟล์ และขนาดสูงสุดที่รับได้มากถึง 10 GB* ด้วย ทั้งนี้การกำหนดให้อัพโหลดไฟล์ต้องคำนึงถึงพื้นที่คงเหลือบน Google Drive ของผู้ใช้งานอีกทีด้วย

:: ประยุกต์ใช้งาน Google Form ::

Google Form สามารถนำไปปรับประยุกต์ใช้งานได้หลายรูปแบบ ในที่นี้จะนำ Google Form มาใช้ในการรับไฟลงานเอกสารจากผู้รับผ่าน "แบบฟอร์มรับไฟล์บันทึกแนวทางการปฏิบัติที่ดี ปี 2563" กำหนดรับไฟล์เอกสารประเภท word และ pdf

:: ขั้นตอนการสร้างฟอร์ม ::

1. เปิดโปรแกรม Google Chrome

2. Login ด้วยบัญชี Google (ถ้าไม่มี สามรถสมัครได้ฟรี)

3. คลิกเมนูด้านขวามือ เลื่อนลงมาด้านล่าง จะเลือก “Drive”

4. คลิกปุ่ม + เมนูด้านซ้ายมือ คลิกเลือกแอป “Google Forms > Blank Form"

5. สร้างคำถามตามปรกติ

6. คลิก Option ของชนิดของคำถามแล้วเลือกเป็น File Upload

7. เลือกเป็น File Upload

8. คลิก Continue ยอมรับเงื่อนไข

9. คลิก Allow only specific file types กำหนด ชนิดของไฟล์ เป็น Document

10. กำหนด จำนวนของไฟล์ที่จะ Upload เป็น 1

11. กำหนด ขนาดของไฟล์ที่จะ Upload เป็น 10 MB

12. สร้างเพิ่มอีก 1 ข้อสำหรับรับไฟลเอกสารประเภท PDF

13. คลิก Send มุมบนขวาม ส่ง Form ให้ผู้ใช้ 3 ช่องทาง คือ: E-mail, URL Link หรือ Embed HTML

:: ขั้นตอนการนำไปใช้ ::

1. สำเนา URL Link ให้ผู้รับคลิกส่งไฟล์เอกสาร

2. Google Form จะบันทึกข้อมูลที่ได้จากผู้รับ จัดเก็บอย่างเป็นระเบียบ พร้อมกับจัดเก็บไฟล์ที่อัพโหลดไว้ใน Folder บน Drive ของผู้ใช้อัตโนมัติ

:: ผลลัพธ์ ::

1.ผู้ใช้งานสามารถส่งฟอร์มที่สร้างขึ้นถึงผู้รับได้หลายช่องทาง : URL Link, E-mail หรือ Embed HTML ฝังโค้ดเผยแพร่บนเว็บไซต์ส่วนตัว/องค์กร

2.ไฟล์ที่ผู้รับอัพโหลดส่งมาจะเก็บไว้ใน Google Drive ขึ้นต้นด้วยชื่อไฟล์ แล้ว มีชื่อ (ตาม Email address) ของผู้ส่ง แยกออกตาม Folder หัวข้อที่กำหนดไว้เมื่อสร้าง Form ( word และ pdf)

3.ข้อมูลที่ได้ถูกจัดเก็บอย่างเป็นระเบียบ

4.ฟรีและใช้งานง่าย

:: จุดเด่น Google Form ::

1.มีอินเทอร์เฟซที่ตอบสนองการรวมหลายแพลตฟอร์มและอุปกรณ์

2.ไฟล์เอกสารที่ได้รับมาจะถูกรวบรวมและจัดเก็บใน Folder อัตโนมัติ

3.ติดตั้งและใช้งานง่าย

สุดท้ายนี้ พี่ TechTalk หวังว่า Google Form จะเป็นเครื่องมือช่วยให้เพื่อนๆ สามารถประยุกต์ใช้สำหรับการรับไฟล์จากฝั่งผู้รับได้อย่างอิสระนะครับ

ติดตามเรื่องราวเทคโนโลยีดีๆ กับพี่ TechTalk ในคอลัมน์ #คุยเฟื่องเรื่องเทคโนโลยีกับ สถช. ได้ทุกสัปดาห์นะครับ
#คุยเฟื่องเรื่องเทคโนโลยีกับสถช. #รู้หรือไม่? #DidYouKnow? #สถาบันถ่ายทอดเทคโนโลยีสู่ชุมชน #Google #Form #กูเกิ้ลฟอร์ม

คลังรูปภาพ : คุยเฟื่องเรื่องเทคโนโลยีกับ สถช. -- Google Form up file 10 GB